IFRS+ISO+ERP+Internal Control

1. 目的

為了規范采購作業﹐使其工作順暢.

2. 范圍:

以下是對采購基本作業的一些說明和原則上的闡述.

3. 權責:

3.1 采購

3.1.1 依樣品選擇合格之物料.

3.1.2 機器及檢測設備之訂購.

3.1.3 選擇合格之供應商﹐并負責供應商的尋求聯絡及評估價格.

3.1.4 供應商資料之分發管理.

3.1.5 物料、機器及檢測設備價格之詢價、比價、議價、簽約.

3.1.6 訂購單之開立,審查及交期之跟催.

3.1.7 供應商配合程度之考核.

4. 定義:無

5. 作業內容:

5.1 供應商的開發﹕

5.1.1 采購應適時收集各項和公司有關的采購信息和各廠家的信息﹐當因采購工作需要要開發新的供應商時﹐可以及時找到相應的資訊和信息。

5.1.2 在選擇作為待開發的供應商時,不僅要依照程序文件要求作業﹐還要注意以下几點﹕

A. 待開發公司資訊信息的真實性和可靠性

B. 確認好待開發公司的通信地址和聯絡地址和人物

5.1.3 當搜集好資料時﹐將資料整理報上級決定是否要開發其供應商。

5.1.4 如上級決定要開發供應商﹐依照以下繼續作業﹔如上級不同意開發該供應商﹐將其供應商資料整理以備下次使用。

5.1.5 上級同意開發其供應之后﹐采購發出《廠商資料調查表》給其供應商﹐

5.2 報價﹑比價﹑議價作業

5.2.1 採購單位參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供之資料，除特殊情形，原則上應向兩家以上廠商詢、比、議價.并將其記錄交上級做裁決參考。

5.2.2 下列情況得免除詢、比、議價作業，直接進行採購（但須由副總經理親自批示）：

1. 獨家製造或獨家代理.

2. 銷售客戶指定.

3. 緊急請購，短期內無法找到兩家以上供應商者.

4. 例行性採購(如文具用品、電腦報表等週邊用品).

5.2.3 采購和供應商經報價﹑比價﹑議價后﹐將最終報價呈經理級以上人員核准其最終價格。

5.2.4 價格有異動的情況時,采購承辦人員須呈報采購經理核准。價格變動包括采購任何時候。

5.3 評定\評估供應商工作

依照『合格供應商評定規則』作業﹐

5.4 采購作業﹕

5.4.1 采購物品的請購申請或提出作業

A. 生產性主要原材料的采購要求之提出﹕

1) 由采購參考物控的物料分析情況內容和《請購單》內容﹐轉報總經理批示﹐如總經理同意﹐開立《訂購單》發供應商進行采購作業。

B． 助材料及非生產性物料的采購提出﹕

非生產用的輔助材料如紙箱﹐刀卡等物品﹐由物控根據需要開立《請購單》,經經理核準後交由采購詢價呈上級人員批示后購買.

C． 修機器及其零件之采購的提出﹕

由相關單位報上級﹐經上級部門申報批示,再由采購處理.

5.4.2 採購單位收到《請購單》或其他申購信息時，應先審查其內容是否填寫完整，且是否有相應的權責人員批准﹐若有疑漏，應退回原單位修改.

5.4.3 如是要參照樣品來進行采購的﹐必須及時更換發出的各項采購樣品﹐并通知相關部門入庫和檢驗使用時注意之.

5.4.4 訂購作業:

5.4.4.1 採購單位依據議定價格及付款條件，開立《訂購單》﹐并依採購核准權限送交權責主管簽核.

5.4.4.2 《訂購單》內容應包括規格、數量、交期、價格、付款方式及交貨地點.

5.4.4.3 《訂購單》須經總經理以上主管審核其適切性,再予以執行.

5.4.4.4 《訂購單》簽核後，除不重要之部件，以電話訂購，不需廠商回傳確認外，其他應先傳真與廠商確認，且要求廠商之權責人員回傳，若為重大採購案，應另定合約將交易雙方之權責明定之.

5.4.4.5 如發出去的《訂購單》因其他因素需要變更的﹐由采購報總經理批示﹐并在再發出的《訂購單》中注明變更原因.

5.4.4.6 如發出的《訂購單》在運作流程中遺失﹐同5.4.4.5作業.

5.4.4.7 采購其他物料或用品參照以上流程作業

5.4.5 交期管理:

5.4.5.1 采購和供應商對交期進行合理的協商處理﹐必要時可以要求供應商對交貨情況進行負責﹐并給予財務方面的處罰。

5.4.5.2 當供應商交貨來時采購應給予現場確認。

5.4.6 品質管理:

5.4.6.1 物料進原料倉后,IQC需依『進料檢驗管制程序』進行來料檢驗,如合格,加蓋合格章,如不合格,則按『不合格品管制程序』處理.若需要退貨,則由采購開立《退貨單》,並立即通知供應商.

5.4.6.2 供應商提供的檢驗報告可列入IQC檢驗判定的依據.品管可到供應商處進行輔導教育,將供應商的檢驗行為列入IQC檢驗判定免檢的依據.

5.4.6.3 若客戶提出須至供應商處檢查物料、機器、檢測設備時,由采購負責安排,並由業務/工程/品管派人員陪同參加.客戶在供應商處的檢驗判定可列入免檢的依據和參考之用,但仍要經過IQC的判定方能入庫.

5.4.6.4 如客戶提出對供應商進行品質系統的稽查﹐由采購負責安排,品保人員陪同稽核﹐并監督供應商改進。

5.4.7 財務付款作業:

5.4.7.1 采購在訂購材料時應和供應商協商好付款方式.

5.4.7.2 供應商于規定時閡傳對帳單給采購﹐采購匯總好供應商的出貨單﹐公司的材料收貨單及采購發出的訂購單;如有退貨的﹐整理好退貨單及其他財務有關單據﹐與供應商的對帳單進行核對.

5.4.7.3 如發現帳務上有疑問﹐由采購人員負責查找出來原因并與供應商進行核對糾正對帳單﹔如帳務上沒有疑問﹐由采購填寫《支付憑証》經主管核准交財務人員依照財務制度進行付款作業.

5.5 模具類部件的采購﹕

5.5.1 模具零件采購作業﹕

參照以上流程作業

5.5.2 模具加工處理采購作業﹕

參照以上流程作業

5.5.3 模具外包生產采購作業﹕

    因各種因素需要將模具生產外包給供應商的﹐原則上工作流程依照生產材料的采購作業流程.

5.6 外包生產加工采購作業

       由生管依照『生管工作手冊』有關流程作業

5.7 資料管理

5.7.1 采購對供應商分發的資料及供應商發出的資料要進行歸檔管理.保存期限不得少于兩年,重要的需ㄧ直保存到該供應商被取消之.

5.7.2 相關記錄按『品質記錄管制程序』執行.並保存、歸檔.

5.7.3 和財務有關的單據應給予編號管理﹐以方便查找和管理.

6. 相關文件:

6.1 采購管制程序       AM_QP-009

6.2 進料檢驗管制程序    AM_QP-010

6.3 品質記錄管制程序    AM_QP-002

6.4 生管工作手冊        AM_QS-PC-001

6.5 合格供應商評定規則   AM_QS-PU-002

7. 表單

7.1 請購單            AM_QR-MC-001

7.2 訂購單            AM_QR-MC-002

7.3 廠家資料調查表      AM_QR-MC-003

7.4 供應商評鑒報告      AM_QR-MC-004

7.5 供應商評估報告        AM_QR-MC-005

7.6 合格供應商一覽表    AM_QR-MC-006

7.7 采購物資跟催單    AM_QR-MC-007

7.8 驗收單            AM_QR-MC-008

7.9 退貨單                AM_QR-MC-009