IFRS+ISO+ERP+Internal Control

CS-101

銷售預測及銷售計劃作業

一、作業程序：

1.管理者預測未來市場變化對銷售之影響及預期目標。

2.業務人員預估未來一年各銷售之營業額及項目分配。

3.了解及預測未來市場。由經濟環境、市場流行趨勢、消費者導向、採購資訊、產業狀況等方面著手。

4.對未來方向作一了解後，應就下列各點擬訂未來方向：

(1)自身優勢與劣勢。

(2)外界機會與威脅。

5.未來方向確定後，則考慮自身資源，擬出策略，達成目標。

6.業務單位依據銷售預測及參酌未來發展趨勢釐定年度銷售計劃。

7.銷售計劃最後定案為各種指標製定與預算相輔相成，為達成目標共同努力。

8.定期召開銷售會議，檢討銷售狀況，如有重大差異時，應徹底檢討原因，訂出策略。

1.依據資料：

(1)最近一年度實際銷售資料

(2)年度預算。

(3)檢討會議記錄。

二、控制重點：

1.預測是否考慮政治、經濟與市場趨勢層面。

2.預測是否有長、中、短期預測，並常修正之。

3.預測是否全用歷史資料，有無在新的起點上重新考慮各種變數。

4.是否定時召開檢討會議。

5.當計劃有重大差異時，是否有做因應措施及修訂目標。

CS-102

訂單處理作業

1.依據資料：

(1)合約審查管理辦法

(2)客戶授信作業規範

(3)產品報價作業規範

2.使用表單：

(1)內部訂單

(2)訂單變更單

＊接受訂單

一、作業程序：

1.業務單位接獲客戶訂單，由擔當業務先行初步審核後，由業務助理輸入系統轉權責主管審核，完成審核接單。

2.訂單經權限核准後；由業務助理列印出公司內部訂單，並於系統做生產通知，通知生管單位，而生管單位依此擬定生產排程。

3.訂單之交貨日期與生管單位協商可否如期交貨，若無法交貨，則再與客戶討論是否更改交期。

4.若為新客戶則先依『客戶授信作業規範』辦理。

二、控制重點：

1.訂單是否填寫清楚。

2.訂單是否經權責主管核准。

3.訂單修改是否有核准，並以更正後之電腦資料為準。

4.業務人員報價是否依『產品報價作業規範』辦理。

5.單位售價、總價等計算是否正確。

6.注意客戶與市場變化，其價格與出貨量是否合理、正確。

7.注意品質要求條件是否符合公司生產之品名、規格。

＊訂單變更

一、作業程序：

1.當客戶對訂單提出內容變更時，業務經辦人員應於系統輸入「訂單變更單」。

2.經權責主管核准，並通知相關單位訂單修改事宜。

3.訂貨後經生效而必須取消時，不論銷售或客戶因素，應查明原因及損失處理情形。

二、控制重點：

1.訂單更正時是否呈權責主管簽准。

2.訂單更正產生損失，是否向客戶爭取賠償。

＊授信作業

一、作業程序：

1.若客戶並非付現，而採信用交易者，則先調閱往來顧客資料，查閱有無過去往來記錄。

2.若為新客戶，則由業務單位輸入客戶基本資料。

3.客戶授信額度由業務單位評估後呈權責主管核定。

4.顧客訂單、金額未超過信用額度，則接受此訂單，並出貨。

5.若訂單超過信用額度，則再由業務單位主管重新審核信用，評估是否增加額度後呈權責主管核定給予信用額度。

6.財務單位在接獲退票通知，或得知客戶停業或財務危機等訊息，經初步查明證實，應立即通知業務部停止送貨，俟危機解除後方可恢復正常送貨。

二、控制重點：

1.客戶徵信資料建立是否完整。

2.對於未辦妥手續或超過授信總額出貨是否經特案核准。

CS-103

交貨作業

1.依據資料：

(1)倉儲管制管理辦法

2.使用表單：

(1)出貨單

（2）出貨通知單

(2)統一發票

＊交期管理

一、作業程序：

1.以業務部與顧客協調之收貨日為交期管理之管制基準。

2.系統將各訂單之預定交期依型號及日期排列。

3.通知倉庫各批貨品之交期、交貨地點、貨品種類等。

4.對於客戶要求之交貨日期，無法於預定日期完成，則由生管單位通知相關部門。

二、控制重點：

1.交貨是否準時，若否，則檢討逾期原因，提出改善對策。

2.生管對於客戶要求之交貨日期，無法於預定日期交付時，是否隨即反應業務協調新交期。

＊出貨排程

一、作業程序：

1.生管單位將各批貨品交期彙總安排出貨日期。

2.生管單位依出貨日期、貨品種類等安排出庫日程、交通工具及出庫事宜；並發出出貨通知單給相關部門。

3.相關部門依業務單位所發出之出貨通知，繕打出出貨單、發票、包裝明細表及託運單。倉管單位依出貨單內容檢查確認無誤，辦理出貨。

4.出貨單位依出貨單，備妥出貨數量，並核對客戶別、品名、尺寸、數量等是否與出貨單相符，包裝是否穩固，並製作出貨標籤，將標籤貼於外箱上。

5.所有待出貨之產品，需經品管人員檢驗合格後始可出貨。

二、控制重點：

1.預備交運貨品應與其他成品分開置放。

2.貨品打包時，包裝要符合客戶要求，抬頭等要填寫清楚。

3.出貨通知單是否依照內部訂單預定交期填寫。

＊出貨記錄

一、作業程序：

1.依出貨通知及銷貨單據以出庫。

2.成品出庫時依品名、規格不同，登錄電腦庫存系統中。

3.財務單位依出貨單、統一發票入帳列記應收帳款及銷貨收入。

4.銷貨單以序號控管並歸檔，避免遺失及作廢之管控。

二、控制重點：

1.查核交貨訂量、出庫數、發票數量是否相符。

2.交運客戶地址是否正確，是否誤寄，貨件遺失追查和申請理賠。

3.是否迅速交貨，逾期未交原因分析。

4.出貨單是否經核准並序號控管。

＊外銷裝船/機

一、作業程序：

1.若為外銷貨品運至碼頭或機場後，由船公司或空運公司開出裝船(裝機)證明，由報關行將文件交回給負責進出口相關人員。

2.進出口人員將備妥之報關文件及裝船文件，交由報關行或自行報關。

CS-104

開立發票作業

1.依據資料：

(1)營業稅法

2.使用表單

(1)出貨單

(2)統一發票

＊開立統一發票

一、作業程序：

1.除經權責主管同意或與客戶特殊約定者外，出貨當日立即開出統一發票，開立時須符合營業稅法規定。

2.發票內容與銷貨單內容須相符。

二、控制重點：

1.銷貨發票開立是否依營業稅法規定辦理。

2.統一發票是否序號開立。

3.定期編制營業收入與開立統一發票調節表。

4.空白及作廢發票應註明清楚並適當保存。

＊發票作廢

一、作業程序：

1.發票作廢理由：

(1)發票內容開錯者。

(2)發票所載數量與客戶簽收數量不符者。

(3)因故遭受退貨者。

2.原發票取回，若為當月份發票，則直接訂於存根聯上加蓋作廢章，始可開出新發票。

3.於原出貨單與作廢發票上註明新開立發票號碼。

4.若為已申報營業稅之發票，應附客戶簽章之銷貨退回證明單或發票向稅捐機關辦理營業稅扣抵或退回。

CS-105

應收帳款作業

一、作業程序：

1.財務人員依據統一發票、出貨單及報關文件，審核傳票。

2.每日開立發票資料及銷帳作業，由電腦系統轉至應收帳款管理系統內。

3.依據應收帳款管理系統，與客戶對帳。

4.每月編製「應收帳款帳齡分析表」送至業務部，進行催收帳款。

5.帳款之追蹤催收，由各負責催收人員限期收回或發存證信函，或實地拜訪客戶。

6.呆帳政策應一致，若有變動應經合理評估。

7.當銷貨及收款對象不同，應說明原因並經核准。

1.使用表單

(1)出貨單

(2)統一發票

(

(3)應收帳款帳齡分析表

 二、控制重點：

1.確定所有賒銷均已入帳，並正確記載。

2.確定所有賒銷均已核對信用額度並未逾信用額度。

3.確定呆帳沖銷應收帳款經主管核准。

4.定期或不定期向客戶對帳或函証應收帳款餘額，並追蹤差異原因。

5.逾齡之帳款是否查明原因，並提列適當備抵呆帳。

6.當銷貨及收款對象不同，是否提出說明並經核准。

CS-106

客訴、退貨及折讓作業

1.依據資料：

(1)客戶退換貨作業規範

(2)客戶意見管理辦法

2.使用表單

(1)客訴處理單

 (3)營業人銷貨退回進貨退出或折讓証明單

＊客訴發生

一、作業程序：

1.當有客訴問題發生時，先由技術服務課了解事情狀況。

2. 技術服務課根據客戶之通知填寫「客訴處理單」，記錄處理情形及權責區分。

3.若事故發生原因由技術服務課判定責任歸屬並依其產品品質狀況紀錄客訴處理情形。

二、控制重點：

1.對顧客置疑事項，是否均有合適之說明。

2.對客戶所提意見，是否分類統計並分析檢討，做日後改進之參考。

＊責任判定

一、作業程序：

1. 技術服務課應對客戶退貨原因深入研究與分析，並判定造成退貨之責任歸屬。

2.如判定為客戶責任時，應將詳細之分析報告提供給客戶，倘若可行應建議其改善辦法。

3.判定為本公司工程上或管理上造成之退貨時，技術服務課應知會相關部門，共同對問題之原因進行分析與探討，並採取矯正與預防措施。

二、控制重點：

1. 技術服務課應追蹤客戶接到分析報告後之反應及效果，如有必須可由相關部門出面說明。

2.品管部應針對退貨案件做效果確認及分析。

＊補退貨及折讓

一、作業程序：

1.業務部於接到核准後之「客訴處理單」時，列印出「銷退單」交倉庫準備收貨;業助並作換貨訂單準備出貨。

2.退貨時由業務人員至客戶處將貨品取回或由客戶運回。

3.倉管依據「銷退單」點收數量，並核對是否相符，且做庫存入帳。

4.銷貨退回或折讓時應於銷退單核准後並開營業人銷貨退回進貨退出或折讓證明單提供給客戶。

二、控制重點：

1.退貨原因分析改善，以期防止退貨。

2.退貨之原發票是否收回或取得銷貨退回四聯單，並於存貨上作入庫。

3.折讓是否不合理，是否先經主管核准後，始辦理。

＊理賠

一、作業程序：

1.對客訴判定確為公司責任，經與客戶討論溝通後計算賠償金額以專案理賠，經權責主管核准後，辦理理賠作業。

2.理賠付款方式，可採直接付款或應收帳款沖銷方式作業，但應取得相關憑證。

3.理賠金額應以接收訂單時可預見之造成損失為限，且因本公司之責任造成客戶損失，但因客戶未及時採取有效措施致使損失擴大部分不在本公司賠償之範圍內。

二、控制重點：

1.理賠金額之計算是否合理。

2.對於理賠案件，是否詳加檢討並採取適當之改進措施

3.是否確實執行付款，其理賠方式及各階段之簽核權限是否按規定辦理。

4.理賠作業異常時，是否查明原因並詳細說明查核結果。

＊售後服務

一、作業程序：

拜訪客戶，了解客戶之訴求，並定期檢討服務績效及顧客滿意度，客戶若有服務之需求時，填寫報告以利追蹤服務之績效。

CS-107

簽證押匯作業

一、作業程序：

1.備妥信用狀、商業發票、出口押匯申請書、裝箱單、提單等辦理結匯。

2.押匯金額先沖銷外銷貨款，如無貨款則直接轉存本公司帳戶，列記預收貨款。

二、控制重點：

1.核對各項單據，有關運費、保險費、報關等費用是否經核准支付。

2.確認是否為同一客戶之帳款沖銷。

3.沖銷傳票是否經權責主管核准。

4.外銷文件是否需按序編號歸檔，以利查核。

CS-108

收款作業

一、作業程序：

1.財務人員收到任何款項應填寫「收款明細單」，提供給業務單位，填寫沖帳明細，提供給會計入帳。

2.財務單位收到客戶寄達之支票應按客戶付款條件核對票期並審核票面記載事項。

3.收受票據時檢查下列項目：

(1)到期日

(2)發票人簽章、帳號

(3)支票金額大寫是否錯誤

(4)塗改部份應有發票人簽章

(5)若客戶使用客票時，應背書

4.票據更換或延兌，應填簽呈並須經核准後始可行，記錄其後兌現情形，並通知徵信單位，如有蓄意拖延或換票之情形，應特別列入記錄。

5.經退票之票據先轉回催收帳款，再予追收，並填報簽呈，立即將退票交與收款人員處理，並將處理情形記入簽呈中，

6.附有抵押品之票據，應加盤點，並確定其價值。

7.附息票據計算利息收入及應收利息。

1.使用表單：

(1)收款明細單

二、控制重點：

1.非銷貨客戶之應收票據，是否留意取得原因，因背書轉讓取得者，應另行列示。

2.原始或背書轉讓之票據，應注意追索時效。

3.列為呆帳沖銷之票，應注意是否經主管核准。

4.定期送存銀行代收之據，是否帳、票相符。

5.收回之票據是否按期兌現。

6.問題支票之處理及追蹤是否徹底執行。

7.收款明細單是否經核准。

8.收到現金或票據是否定期存入銀行或金庫。

CS-109

差異分析

一、作業程序：

1.就每月銷貨售價、數量及銷貨金額比較相同產品間及與最低售價差異的金額。

2.就各產品別之產銷量值、單位成本及毛利率比較分析。

3.超齡帳款未收回分析與跟催。

4.客戶別銷售排名分析。

5.客訴分析報告。

6.退貨分析處理報告。

二、控制重點：

1.分析主要產品別售價、成本、毛利，以檢討產品別經營價值。

2.分析營業收入之消長，利用前後多期趨勢變化，分析數量、單價、營業額增減與市場景氣，銷路拓展情形。

3.各項推銷費用之歸屬是否正確。