IFRS+ISO+ERP+Internal Control

計劃得當、慣標執行、完善體系

2. 目的:

查核本公司的各項管理體系是否正常作業﹐通過內部稽核的方式發現異常情況﹐并進行矯正與預防的行動﹐從而提升公司的整體管理水平。

3. 范圍:

  公司內部與管理系統有關的部門均為受稽核對象.

4. 權責:

4.1 管理代表:

4.1.1 年度稽計划書之擬訂.

4.1.2 依年度稽核計划書制訂稽核行程表.

4.1.3 委任稽核小組成員.

4.1.4 稽核成員之召集、訓練及考核.

4.1.5 負責指派每次稽核之稽核員,以部門或條文區分每次至少一位.

4.1.6 負責稽核活動的實施、記錄、報告及對矯正措施的跟蹤檢查.

4.2 被稽核部門負責提出具體的改善對策及執行.

5. 定義:無

6. 作業內容:

6.1 稽核方式﹕

6.1.1 內部品質稽核采取定期或不定期兩种方式.每年進行的管理系統稽核兩次,在每年5~6月實施一次﹐11~12月實施第二次﹐且內容必須涵蓋本公司各項管理系統內所有項目. 

6.1.2 不定期稽核為因各項因素﹐由總經理指示對公司各項管理體系進行內部稽核,管理代表依總經理指示發出稽核行程表至相關部門辦理.

6.1.3 廠內發生重大變因事故后或各部門主管提出要求.

6.2 稽核小組說明

6.2.1 稽核成員必須為訓練合格者,而且由不直接負責被稽核部門的人員組成.

6.2.2 稽核小組由管理代表、稽核成員組成.稽核員之委任由管理代表核準后擔任之.

6.2.3 內訓之稽核員在上崗工作前必須通過相關訓練課程教育六小時以上, 方可進行實地稽核活動.如果必要須經過外部培訓。稽核員的受訓課程一般如下：

A. 必須了解本辦法之內容及實際作業要求.

B. 各項管理體系要求之條文.

C. 稽核手法.

6.2.4 內訓合格之稽核員由管理代表登錄于《專業人員資格名單表》之上,報人事備案管理.

6.3 稽核工作內容﹕

6.3.1 稽核計划的制定﹕

6.3.1.1 管理代表于每年年底負責編寫次《年度稽核計划表》,呈總經理核准.(稽核計划書包括部門、月份及稽核情況等).

6.3.1.2 稽核計划須根據各項活動狀況及其重要性來安排.

6.3.2  稽核前的准備工作

6.3.2.1 稽核小組在實施具體的稽核活動前,由管理代表按照年度計划書發出本次稽核行程表.

6.3.2.2 管理代表選擇合格的稽核員,並分配其相應稽核內容.

6.3.2.3 稽核員根據所安排的內容,對受稽核部門所需的文件進行初審,並結合上次稽核相關資料,準備《內部管理體系稽核查檢表》內容.

6.3.3  實施稽核工作

6.3.3.1 管理代表在稽核前召開稽核前會議,會議內容包括如下要點:

a．  核的目的、范圍.

b． 稽核行程表和內部稽核查檢表之解說,并澄清稽核行程表和內部稽核查檢表中需進一步說明的細節和不明確的問題.

c． 出席人員需簽到,記錄存檔備查,確保系統如期運作.

6.3.3.2 被稽核部門負責人應在稽核過程中陪同或指派對本部門工作較熟悉的相關人員陪同稽核成員,以便提供幫助和解答相關文件.

6.3.3.3 稽核成員根據稽核行程表及稽核查檢表實施具體的稽核活動.

6.3.3.4 透過受稽核區域內觀察,面談及對文件的審查來收集客觀証據.

6.3.3.5 根據實施稽核的結果,將所發現的問題記錄于《內部管理體系稽核查檢表》之上.

6.3.3.6 稽核結束會議工作，稽核完畢由管理代表組織召開稽核后會議.結束會議內容包括如下:

a． 核所見狀況及缺點.

b． 檢討稽核所見之缺點,並提出適度之建議.

c． 內部稽核矯正通知單須由受稽核部門確認后影印留存以執行改善對策.

d． 出席人員需簽到,記錄存檔備查,確保系統如期運作.

6.3.4 不合格情況的矯正和改善

6.3.4.1 稽核結束會議中﹐管理代表發出《矯正與預防措施通知單》.

6.3.4.2 受稽核部門于稽核結束會議的7天內將問題原因、改善對策填寫于《矯正與預防措施通知單》,提交給管理代表.

6.3.4.3 不合格情況的矯正和改善,必須由管理代表或委托適當人員對受稽核部門所提之改善對策作追蹤,直至稽核部門依改善對策矯正行動完成,確認有效,方可于《矯正與預防措施通知單》上確認結案.

6.3.4.4 經內部品質稽核改善對策之實施,必須修正品質系統時,依『文件與資料管制程序』辦理之.

6.3.4.5 由管理代表負責將本次稽核內容進行匯總,填寫《內部稽核報告書》,并對改善結果再做追蹤確認之后,報總經理批示.

6.3.4.6 內部稽核相關事宜須由管理代表負責向管理審查會議報告.

6.4 所有記錄保存年限為兩年。

7. 相關文件/資料:

7.1 文件與資料管制程序  AM_QP- 001

7.2 持續改進程序       AM_QP-021

8. 表單:

8.1 內部管理體系稽核查檢表       AM_QR-MD-001

8.2 年度稽核計劃表              AM_QR-MD-002

8.3 內部稽核報告書              AM_QR-MD-003

8.4 矯正與預防措施通知單         AM_QR-MD-004